O que é XML?

XML, é uma sigla em inglês que significa Extensible Markup Language, é o formato digital padrão para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Composto por diversas tags e códigos, o XML é projetado para ser lido por diferentes softwares, garantindo assim a interoperabilidade. Esse arquivo precisa ser mantido por no mínimo 5 anos, pois ele facilita auditorias, controle contábil e fiscalização.

O XML é crucial porque é através dessa linguagem que os dados da nota fiscal são transmitidos para a Receita Federal ou SEFAZ. Embora uma versão em PDF da nota possa ser gerada para facilitar a leitura, é o arquivo XML que possui validade jurídica. Portanto, a versão impressa da NF-e, conhecida como DANFE, não tem valor legal ou fiscal.

Se você ainda não emite nota fiscal eletrônica, não terá o XML da nota fiscal e não precisa nos enviar.

Diferença entre XML e DANFE da NF-e

Existem diferentes tipos de documentos fiscais no Brasil, sendo a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) o mais comum. A NF-e, criada para substituir as antigas notas fiscais em papel, pode ser representada de duas maneiras:

• DANFE: O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a versão física da NF-e. Ele contém todas as informações presentes na versão digital, mas não tem validade jurídica.

• XML: É o verdadeiro documento fiscal eletrônico, disponibilizado em formato digital com validade jurídica, e facilmente processado por softwares.

O XML formaliza as operações de compra e venda de bens ou serviços perante os órgãos fiscais. Ele também é utilizado pelo governo para fiscalizar o recolhimento de tributos, o que torna essencial que tanto fornecedores quanto compradores arquivem esse documento por pelo menos cinco anos.

Como gerar XML de NF-e pela chave de acesso

Agora que você já entende a importância do XML, veja como gerar o XML de uma NF-e usando a chave de acesso:

• 1° Passo: Acesse o Portal Nacional da NF-e;

• 2° Passo: Digite a chave de acesso, uma sequência de 44 dígitos localizada no canto superior da nota fiscal;

• 3° Passo: Insira o código CAPTCHA;

• 4° Passo: Revise as informações e insira o Certificado Digital para baixar o XML. Quando aparecer um pop-up, clique em "confirmar" e o arquivo será baixado.

Importante: Sempre armazene esses arquivos em uma pasta no seu desktop ou na nuvem. É essencial que os documentos estejam acessíveis caso seja necessário utilizá-los futuramente.

Qual a importância da chave de acesso na Nota Fiscal eletrônica?

A chave de acesso da NF-e é um componente de segurança que também facilita a rotina dos profissionais contábeis. Ela ajuda a organizar as notas fiscais, funciona como um certificador dos documentos e pode até auxiliar no armazenamento, simplificando a busca por notas quando necessário.

Veja abaixo como encontrar a chave de acesso:

ATENÇÃO

Para emitir o arquivo XML, a empresa ou o microempreendedor individual precisa de um certificado digital, que assegura a autenticidade do documento perante as autoridades tributárias. Esses certificados são emitidos por empresas especializadas e possuem diferentes validades. Fique atento à data de expiração, pois sem um certificado válido, não será possível continuar emitindo notas.